企業為何需要合約管理系統？一次搞懂 5 大優點、7 大功能與應用案例
錯過重要期限、歸檔混亂、審核流程繁瑣——這些合約問題讓企業吃足苦頭。合約如果管理不當，不但會拖慢業務，還可能埋下法律風險。照理說，合約的目的應該是保障企業權益、確立合作關係，但隨著商業模式日趨複雜，管理合約也變得更具挑戰。
這時，合約管理系統就派上用場了。透過智能化管理，它能簡化流程、掌握合約進度，發揮促進業務發展的真正價值。
企業面臨的5大合約管理挑戰
根據 Procurement Tactics 的調查，企業因為合約管理不善，導致每年平均損失 9.2% 的收入。當企業需要管理大量合約時，常常會遇到以下難題：• 合約分散管理，導致追蹤困難
合約管理不集中會讓企業無法有效掌握合約的生命周期，容易錯失商機，還可能增加合規風險。如果無法即時掌握合約中的權利義務、付款條件或是續約時間，企業很容易就會面臨財務風險。• 法規監管不易，增加違規風險
不同的產業有各自的法律規範，這意味著合約需要隨著法規的變化及時調整。例如，像是 GDPR（歐盟的個資保護法）、HIPAA（醫療數據保護法）或 SOC 2（數據安全合規標準），都會直接影響合約條款的設計。如果合約的版本管理沒做好，或者條款沒有標準化，那麼就可能面臨包括罰款、損害品牌形象，甚至遭遇法律訴訟的風險。所以，企業必須持續關注合約的內容，確認有隨法規變化與時俱進，才能避免問題。• 合約審核繁瑣，影響交易效率
傳統的合約審批流程時常依賴電子郵件來回確認，輕則拖延談判時間，嚴重的話甚至錯過最佳交易時機。再加上手動修訂的過程，讓整個合約週期變得更長，浪費企業時間和資源。• 存取權限管理不足，帶來安全疑慮
合約的存取權限必須有恰當的控制，否則敏感的合約資料就可能成為網路攻擊的目標，或者被人隨意修改。現在，很多企業還是習慣將合約放在雲端或是電子郵件附件中，雖然方便，但也讓合約資料變得比較容易遺失或外洩，直接影響公司的整體運營與企業信任度。• 缺乏擴展能力與流程標準化
隨著企業成長，繼續依賴人工管理合約會變得越來越困難。沒有標準化流程、缺乏自動化工具和清晰的合約生命周期，會大幅降低工作效率，增加行政負擔。如果企業一直依賴電子郵件和表單來處理合約，當業務擴展時，準確性和合規性往往難以維持。因此，企業在成長的同時，需要考慮轉型，採用更先進的工具和系統來管理合約，才能優化流程、保持領先。
合約管理生命週期的 9 個階段
合約管理生命週期（Contract Management Lifecycle, CML）涵蓋從合約發起到續約或終止的完整過程。包含以下 9 個關鍵階段：第 1 階段：請求與發起
這個階段通常與採購管理相關，供應商的選擇與採購需求會啟動合約的制定流程。在這個階段，最重要的是先弄清楚合約的目的、範圍以及主要需求，才能為後續的起草做好準備。第 2 階段：起草與撰寫
法務和採購團隊通常會使用標準範本和預設條款來起草合約，這樣可以確保內容的一致性和準確性，同時符合企業政策和法規要求。這不僅能減少出錯的機會，也讓合約審核和談判的過程更高效。第 3 階段：內部審查與批准
在合約正式進入談判前，法務、財務等相關部門會先進行審查，確保內容沒有問題。他們會評估風險、法律義務以及商業條款，確認合約符合企業利益。第 4 階段：談判與修訂
在合約談判的過程中，雙方會針對條款進行協商，透過修訂（Redlining）標記變更，並利用版本控制機制（Version Control Mechanism）確保內容公平合理，最終達成雙方都能接受的協議。版本控制機制能夠記錄每個版本的變更，讓團隊可以輕鬆追蹤、比較、回復，甚至協作編輯，避免內容遺失或出現矛盾。所以，這樣的管理方式能讓談判更順暢，並確保合約內容的透明度與完整性。第 5 階段：簽署與執行
當雙方確認合約內容無誤後，就會進入正式簽署的階段，可以透過電子簽章或紙本簽署來完成。相較於傳統的紙本簽署，電子簽章解決方案能夠大幅加速流程，讓合約更快生效，同時也確保符合相關的數位合約簽署法規。第 6 階段：儲存與管理
合約簽署完成後，接下來的重點就是安全的存放與管理。企業應該將合約存放在專門的儲存系統中，確保合約能隨時被查閱、審計，甚至設置提醒來管理續約或終止條款，掌握所有合約文件狀況，避免違規風險。第 7 階段：履約監控與合規追蹤
透過自動化提醒和報告工具，企業可以追蹤合約中的義務、關鍵里程碑以及合規情況，確保每個利益關係人都能按時履行合約承諾。自動提醒的目的在於讓相關部門在合約重要日期之前收到通知，避免錯過履行義務的時限。定期更新報告則可以幫助企業了解合約的進展和可能的風險，從而作出及時的調整。第 8 階段：合約修訂與續約
在合約到期前，企業應該進行審查，評估是否需要修改、重新談判或者續約。提前準備有助於確保業務不會因為合約過期而突然中斷，影響營運。第 9 階段：合約終止或結案
合約到期後，企業需要正式終止並存檔，如果將來需要重新談判，清楚的記錄和結構化的資料能讓雙方更快速地達成一致，避免因為資料不完整而延誤決策。什麼是合約管理系統？
合約管理系統（Contract Management System, CMS）是一種數位平台，幫助企業自動化管理合約流程。與其在多個工具間切換，或是在郵件堆裡搜尋文件，合約管理系統提供更有條理的合約管理方式，確保透明度、合規性，並提高掌控力。 根據市場分析報告，合約管理系統的全球市值預計將從 2024 年的 26.5 億美元成長至 2034 年的 80.7 億美元，顯示數位化的合約管理需求正快速增加。合約管理系統的 5 大優點
根據統計，集中合約與文件管理的企業，合約生命週期的整體效率提升了 80%，合約審核的準確度也提高35%。合約管理系統能為企業帶來以下 5 項好處：(1) 自動化提升合約管理效率
自動化的合約管理系統能夠幫助企業簡化繁瑣的流程，減少手動輸入和審核的時間，並確保每個步驟都能按照預定的時間進行，避免延誤。這不僅能加速業務的推進，也有效降低因為流程延遲帶來的負面影響，如商機錯失或客戶不滿。(2) 提高合規性，降低風險
AI 驅動的合規追蹤能夠快速分析大量的合約條款，根據最新的法規變化進行調整，並自動標示出可能的合規問題或風險，讓合約在法律框架內靈活運用，保護企業的長期利益。(3) 降低成本，確保收益
合約管理系統能讓企業及時收到續約或到期提醒來防止續約逾期，從而降低衍生出的違約金問題和法律爭議，幫助企業避免不必要的財務損失。(4) 數據分析助攻，提升決策力
透過即時數據分析，企業可以清楚掌握合約的表現，發現更有利的談判機會和優化空間。數據驅動的決策讓企業能夠根據實際數據來評估合約的效果，發現哪些條款可能未能發揮效益，或哪些方面有改進的空間。(5) 各部門無縫協作，更快推進決策
合約管理系統作為集中管理平台，使法務、銷售、財務和人資等各部門能夠高效協作，各團隊可以輕鬆共享合約資料、追蹤審批進度，並即時更新訊息，避免因為溝通不暢或訊息不對稱而導致延誤。
合約管理系統的 7 大核心功能
企業在評估合約管理系統時，應優先考慮能符合法規要求、合約數量與系統整合的解決方案。一個真正高效的系統不該只是儲存文件，而能自動化流程、強化安全性，並且提供即時洞察。以下是 7 個常見的關鍵功能：(1) AI 智慧合約分析 & 風險評估
在合約簽署前 AI 技術能夠協助識別高風險條款、缺漏條件以及合規問題，有效降低法律風險。企業可以在正式簽約前就發現並解決潛在問題，避免日後發生法律糾紛或違規風險。根據2025年合約管理趨勢報告，高達 79% 的專業人士認為 AI 將成為合約合規管理的關鍵工具。(2) 智能範本 & 條款資料庫
透過標準化合約範本和條款資料庫，企業可以大幅加快合約撰寫的速度，避免每次都從頭開始寫。這不僅能確保合約內容的一致性，還能確保條款符合最新的法律規範，減少出錯的機會。(3) 版本控管 & 稽核紀錄
透過版本控管，合約的每次編輯、審核和談判歷程都會儲存，提供清晰的追蹤紀錄，並確保符合最新法律規範。不但提升管理的透明度，還能在未來出現爭議時，快速找到根源，提供有力證據支持，確保合約條款對各方公平。(4) 電子簽章整合
與電子簽章系統無縫整合，使合約能夠直接在系統內進行安全簽署，避免傳統的手動簽署流程。此功能讓合約管理變得更加流暢高效，提高企業營運效率，降低管理成本。(5) 進階報表 & 數據分析
透過數據分析輔助決策，企業能夠更準確地預測合約的未來表現，根據即時數據進行策略調整，還能及時發現可能的風險或偏差。這不僅能幫助企業及早處理問題，還能確保合約順利履行，達到預期的效果。(6) 區塊鏈強化合約安全
區塊鏈技術使企業能夠確保每份合約的內容不可竄改，有效防止詐欺和未授權的變更。區塊鏈的分散式賬本特性使得每一次的合約變更都會被記錄並永久保存，任何試圖修改合約內容的行為都會被立即識別並無法隱匿，不僅保護合約的完整性，還能大大提升合約的可信度。(7) 自動續約 & 期限提醒
系統自動發送合約到期提醒，讓企業能夠及時掌握續約時機，避免錯過重要的期限。自動提醒不僅幫助企業在合約到期前進行必要的談判或續約，還能確保不會因為疏忽而面臨額外的費用或損失。客製化合約管理系統 vs. 現成系統
選擇合約管理系統不能只是比較功能，更重要的是要找到符合企業運作模式、預算和長期發展目標的解決方案。現成系統與客製化合約管理系統的比較表可以作為您企業在做決策時的參考依據。價格
- 客製化系統：初期投入較高，但長期更具成本效益
- 市面上合約管理產品：訂閱制，前期成本較低
客製化程度
- 客製化系統：完全依照企業需求與工作流程打造
- 市面上合約管理產品：受限的功能
系統整合
- 客製化系統：可以和內部系統整合
- 市面上合約管理產品：較難和企業內部系統完全整合
安全與合規性
- 客製化系統：強化資安，符合產業合規標準
- 市面上合約管理產品：標準資安規格
部署時間
- 客製化系統：需要較長開發時間
- 市面上合約管理產品：快速上線
擴展性
- 客製化系統：針對長期成長與投資報酬率設計
- 市面上合約管理產品：可能隨業務成長而受限
項目
客製化的合約管理系統
現成系統
價格
初期投入較高，但長期更具成本效益
訂閱制，前期成本較低
客製化程度
完全依照企業需求與工作流程打造
受限的功能
系統整合
可以和內部系統整合
較難和企業內部系統完全整合
安全與合規性
強化資安，符合產業合規標準
標準資安規格
部署時間
需要較長開發時間
快速上線
擴展性
針對長期成長與投資報酬率設計
可能隨業務成長而受限
客製化合約管理系統｜精準匹配企業需求，提升合規與效率
市面上的標準套裝系統通常適合那些流程較簡單、合約量不大的企業，但如果您的企業面對的是更複雜的工作流程、嚴格的法規要求，或者需要深度的系統整合，那麼，客製化的合約管理系統可能會是更適合的選擇。簡單來說，客製化合約管理系統具有以下優勢，能為企業量身打造專屬的管理系統：(1) 專為特定企業流程打造
客製化系統能夠滿足特定的產業法規，並支援多層級審批和複雜的合約生命週期管理，確保每個階段都能高效運作。(2) 無縫整合現有系統
可以與現有的ERP、CRM和採購系統等無縫整合，進一步提升合約管理流程的協同效能。(3) 強化安全與法規遵循
客製化系統能夠滿足像是 HIPAA、GDPR、SOC 2 等嚴格的法規標準，幫助企業減少合規風險，確保資料安全。(4) 導入 AI 智能自動化
結合企業 AI，合約系統可以進行自動化談判、風險評估和報告分析，加速決策流程，提高效率。(5) 符合長期投資效益
儘管前期投入較高，但從長期來看，客製化系統能夠大幅提升效率，確保合規，並降低風險，為企業帶來持久的價值和回報。成功導入合約管理系統的關鍵要素
成功導入合約管理系統不只需要技術，更需要縝密的規劃和跨部門協作，以及循序漸進的推動方式，才能確保順利落地並發揮長期效益。以下是幾個關鍵做法，幫助企業最大化系統的價值，並提升合約管理的效率：(1) 凝聚關鍵決策者
讓法務、財務、採購、IT 等部門從一開始就參與系統的規劃與設計，能確保合約管理系統符合各部門的業務需求，並充分考慮到各部門的操作流程和專業需求，讓系統更具實用性，還能大大降低內部阻力，增強員工對新系統的信任，減少後期的調整與培訓成本，最終實現企業的目標。(2) 確保無縫整合
合約管理系統應與內部系統緊密連結，打造出自動化且流暢的工作流程，避免出現資訊孤島。當這些系統無縫整合後，企業能夠在一個平台上協同操作，從合約起草到簽署、再到執行與財務結算，都能實現數據流通和即時更新。(3) 設定關鍵績效指標
明確定義成功標準是衡量導入合約管理系統成效的關鍵步驟。透過設定具體的指標，企業可以更清楚地了解系統對業務的實際影響。以下是一些可以參考的指標：- 合約處理時間：衡量從合約起草到簽署的整體時間，目標是縮短處理周期，加速交易流程。
- 合規率：檢視合約是否符合相關法規要求（如GDPR、HIPAA等），高合規率代表系統在風險控制方面表現良好。
- 續約效率：追蹤合約到期後的續約處理效率，包括自動提醒、審批流程等，防止錯失續約機會。
(4) 加強教育訓練
為了幫助員工快速適應合約管理系統，透過實際示範操作和培訓，以及持續提供支援與回饋渠道，確保員工能夠輕鬆駕馭。(5) 分階段導入，逐步推廣
可以先從一個部門試用起，根據回饋調整優化，等運作順暢了，再慢慢推廣到全公司。採用漸進式的推動方式並鼓勵使用者分享經驗，有助於增加員工的信心，讓整體過渡更加順利。合約管理系統的實際應用案例
許多行業都依賴合約管理系統來處理複雜合約和提升管理效率。例如，金融業使用管理系統處理貸款合約與法規要求；製造、零售與政府部門則運用合約管理系統進行供應商管理、採購流程與合約追蹤。 以下我們將運用兩個實際案例，讓您了解企業如何透過導入合約管理系統，成功解決合約管理的挑戰。● 案例一：可口可樂透過自動化合約管理提升營運效率，全面數位升級！
可口可樂在全球市場擁有涉及不同地區、供應商和法規的龐大合約，管理起來相當複雜。過去，手動處理合約不僅效率低，還容易產生錯誤，甚至影響法規遵循。為了解決這些問題，他們導入自動化合約管理系統，將合約統整，並數位化所有合約流程。從此，內部審核變得更透明，合規要求也更容易達成，合約處理時間縮短 20%，大幅降低了成本，營運效率更上一層樓！● 案例二：台灣知名高端家具批發商導入表單管理系統，大幅提升報價效率
台灣知名的高端家具批發商，過去在處理合約時，常常遇到幾個大問題：文件分散、手動輸入錯誤、簽核流程緩慢，導致合約管理效率低落，影響成交機率。 為了解決這些痛點，雲端互動與批發商協力合作，客製化開發了一套智能合約與報價管理系統，文件全部集中管理和自動簽核，合約進度一目了然，效率自然提升。此外，它還具備角色權限管理、線上條款設定，並串接內部系統，讓整個流程更順暢。
關於雲端互動
身為雲端互動的幕後推手，我們不僅是軟體開發者，更是一群熱衷於知識分享、充滿創意的內容團隊。我們將複雜的技術概念轉化為實用的洞見，引領您洞悉產業趨勢。邀請您與我們一同探索科技世界的無限可能。
