甚麼是企業採購系統？一次了解 6 大優勢和 4 大功能
您的供應鏈是否曾因為與供應商溝通不順暢，導致原物料供給短缺？或者因為法規變更，面臨高額罰款的風險？這些痛點，透過企業採購系統，都可以得到妥善解決。這篇文章將帶您一次了解企業採購時可能面臨的挑戰、一般採購流程的SOP、數位化採購系統的 6 大優勢和 4 大功能，還有透過知名品牌案例，實際理解優化採購系統後帶來的實質效益。
當談到企業的競爭力時，採購部門可以說是背後的關鍵推手。採購不僅決定了產品的成本結構，還深刻影響著企業的盈利能力。如果採購流程沒有管理好，可能會導致收入下滑、客戶流失，甚至營運成本直線上升。
那麼，企業常見的採購挑戰有哪些呢？
(ㄧ) 供應鏈缺乏彈性與穩定，導致業務卡關
供應鏈的穩定性對企業來說至關重要，因為任何一個環節的中斷——無論是延遲、原物料短缺，還是產品品質問題——都可能直接導致業務停擺。例如，缺乏原物料會拖延生產進度，進而影響訂單交付，最終引起客戶不滿，損害企業的聲譽與營收。
供應鏈風險管理因此成為採購管理的首要挑戰。企業需要制定風險備案，確保供應商的多樣性並強化合作的穩定性。同時，採購團隊可以運用數據分析和供應鏈監控工具，及時識別潛在問題並快速反應，以確保營運的穩定性和盈利能力。
(二) 採購合規監管不易，耗時又低效
採購監管不易之處在於需要遵循許多法規和企業內部政策，包含採購、付款、供應商選擇和合約管理等環節。並且，不同的產業有不同的相關法規，如果要參與政府的採購案，還必須遵守政府採購法，參與招標流程和遵守相關規定。
因為需要時刻監測供應商的營運狀況、供貨進程、合約和合規性，過度依賴人工進行監管，或手動輸入資訊，將導致合規審核變得耗時且容易出錯。
(三) 成本難以控制，超支頻繁發生
採購成本控制一直是企業的痛點，尤其是在市場動盪的情況下。像疫情、烏克蘭衝突等全球性事件推高了原物料價格，並加劇了供應鏈壓力，導致採購成本不斷攀升。此外，低效的採購流程和不準確的需求預測，也讓企業在採購過程中頻繁出現超支現象，直接影響到利潤。
(四) 供應商管理缺乏系統化，溝通成本高
供應商是企業供應鏈的重要組成部分，良好的供應商關係能大幅降低風險並提升供應穩定性。然而，在現實中，企業的供應商管理缺乏系統化，從請購單、議價到簽約，時常仰賴電子郵件往來溝通，資訊不即時又零散。這種狀況下，與供應商關係容易缺乏信任感和透明度，衍生出交貨不穩定、品質不一致，甚至是規格不符的問題。所以，企業需要建立清晰的供應商管理機制來加強雙方的信任和合作。
(五) 手動採購流程效率低下，拖累業務發展
儘管數位轉型已成為商業趨勢，許多企業的採購流程仍停留在手動階段，甚至依賴紙本文件或電子郵件進行審閱和管理。這樣的流程容易出現人為錯誤、進度延遲，甚至導致數據分散無法查詢，浪費了大量時間和資源。特別是對於業務量大的企業，低效的流程會讓查找資料變得極為困難，進而影響整體決策效率。
6 步驟解析企業採購流程 SOP
如何高效管理採購流程？接下來，我們將逐步解析採購流程的關鍵步驟，和可能會遇到的問題。(ㄧ) 確認採購需求：從「我要買什麼」開始
每個採購流程的起點，就是企業內部提出的需求，可能是採購原物料、設備或者服務。常見情境像是：- 生產部門需要補充原料以維持正常運轉
- 行政部門提出需要採購辦公設備。
- IT 部門提出訂購新軟體授權的需求。
(二) 審核與預算確認：確保需求合理與符合成本
在需求提交後，企業需要審核該採購是否符合規定並檢查是否在預算範圍內。主要包含兩個面向：財務部門審查該項目是否超過預算；部門主管確認需求的必要性。 可能面臨問題：人工審核缺乏透明度，並且容易導致進度延遲。(三) 搜尋與選擇供應商：找到值得信任的合作夥伴
完成需求審核後，採購部門需要尋找合適的供應商，並對比價格、服務以及交貨條件，確認供應商是否有穩定的供貨能力與過往良好的合作記錄。 可能面臨問題：手動記錄供應商訊息容易遺漏，以及缺乏數據支持，難以快速評估供應商表現。 (四) 內部簽核：層層審核，確認內容無誤 一般的採購流程通常會包含幾個需要簽核的過程：- 需求單位提出「請購單」，經由主管簽核後，交給採購部門處理。
- 採購部門根據需求進行詢價、比價或議價，選定最合適的供應商後開立「訂購單」。
- 供應商完成交貨，請購單位驗貨後簽發「進貨單」。
- 會計部門收集所有相關表單後，交由財務單位進行「款項核銷」。
(五) 發出採購訂單：確定細節無誤，準確執行
當選擇好供應商後，採購團隊需要向供應商發出正式的採購訂單 (PO)。訂單當中須明列採購商品的數量、規格、價格、交貨日期等細節，並且與供應商確認合約內容，避免未來糾紛。 可能面臨問題：手動生成訂單耗時費力，並且有可能導致內容出錯。(六) 收貨與驗收：確認是否符合需求
供應商按時交貨後，企業需要檢查物品是否與訂單一致，確認數量是否正確，品質是否符合標準，並記錄交貨情況有無有無遺漏或損壞。 可能面臨問題：手動記錄容易出錯，以及如果未能落實紀錄，一旦發生問題將難以追溯責任。(七) 付款與結算：完成交易的最後一步
在驗收無誤後，企業需要按時向供應商付款，完成整個採購流程。包含核對訂單、發票和驗收記錄，確認金額正確，以及確保付款符合約定期限，避免違約或罰款。 可能面臨問題：手動對帳，不但耗時，而且容易出現金額錯誤。而延遲付款更會影響供應商關係。 雖然採購管理可以簡單歸納為此 6 步驟，但實際上處理涵蓋了許多手動部分，與供應商來回溝通成本也高，因此隨著業務增長，管理複雜度增加，許多企業會透過導入採購系統資動化繁瑣的步驟。沒有找到您想要的嗎?
不論您是想要導入數位化解決方案，還是想要升級既有系統，我們經驗豐富的專業團隊會針對您的企業需求，使命必達！
什麼是企業採購系統？
採購系統一般是ERP(Enterprise Resource Planning)的一部分，也可以是獨立出來的一個完整的系統。採購系統是一種數位化工具，專為幫助企業更高效地管理整個採購流程和供應商關係而設計——從計劃、審核到付款，每個步驟都集中在一個平台上，讓流程變得更加流暢且透明。它可以自動化處理採購申請、審核和訂單管理，減少繁瑣的手動操作。不僅如此，還提供了強大的預算管理功能，讓企業能夠清楚掌握每一筆支出的情況，同時改善與供應商的溝通，確保每個交易決策都物有所值。
隨著採購對數據的需求越來越高，採購系統還能提供深入的數據分析和報告功能，幫助企業制定更明智的策略。例如，它可以追蹤採購趨勢、分析供應商績效，甚至預測未來的需求，讓採購決策不再依賴直覺，而是建立在數據基礎上。
採購系統不僅僅是提升效率的工具，更是一種讓企業在複雜的市場環境中保持靈活應對的解決方案，協助企業節省時間、降低成本，並顯著提升決策速度和準確性。
企業採購系統的 6 大優勢
以下是採購系統如何透過自動化繁瑣的採購流程，為企業帶來優勢，優化採購管理：
(ㄧ) 標準化與自動化流程：提升效率，減少出錯
採購系統能夠將原本繁瑣的採購流程標準化並實現自動化操作，大大減少人工干預和人為錯誤。例如：訂單處理的速度顯著提升，從幾天縮短到幾分鐘；輕鬆追蹤訂單進度，確保每一個環節都準確執行。這不僅讓整個流程變得流暢，也讓員工能專注於更高價值的工作。
(二) 助力供應商管理：穩定合作，確保品質
一個好的供應商管理策略是企業穩定發展的基石，而採購系統在這方面提供了不可或缺的幫助。例如透過評估、合約管理和績效追蹤等功能，企業可以輕鬆挑選和管理最佳供應商；以及系統化的溝通工具促進雙方協調，減少誤解或延遲。最終，這種穩定的供應商關係可以確保原物料的品質和交貨的穩定性，降低企業面臨的風險。
(三) 數據分析與決策支持：讓數據說話
採購系統的另一大亮點在於能提供數據驅動的洞察，系統會自動收集並整理採購過程中的數據，幫助企業了解支出模式、供應商表現和市場趨勢。這些數據可以用來制定精準的採購策略。簡單來說，數據分析讓企業不再僅依靠經驗和直覺做決策，而是基於事實和趨勢進行精準管理。
(四) 符合成本效益：減少浪費，增加收益
採購系統的自動化功能能夠從多方面幫助企業降低成本，包含避免超額訂購或缺貨，減少庫存壓力；抓住供應商折扣的機會，壓低成本，以及避免因延遲付款而產生罰款等等；最大化每一筆採購支出的價值，幫助企業保持財務健康。
(五) 政策合規與風險管理：降低違規風險
採購系統可以幫助企業達到內建規則和自動化工作流程，確保每一筆交易都符合內部政策和外部法規，以及提供完整的審查和追蹤功能，讓審核更輕鬆，也能及時發現潛在問題。通過這些功能，企業不僅能夠降低違規風險，還能保護自身的聲譽和財務穩定性。
(六) 提升採購透明度：每一筆交易都有跡可循
採購系統的一個重要功能是訊息共享，讓採購流程變得透明化，所有的交易和操作都被記錄在案，方便查詢與追蹤；實現跨部門的透明度與協作，確保每個人都能掌握相關訊息。這種透明度不僅有助於提升內部效率，也增強了企業對採購活動的全面監控能力，避免資金流失或流程漏洞。
企業採購系統的主要 4 大功能
一個完善的採購系統之所以能在現代企業中脫穎而出，需要無縫整合企業流程，還要能夠應對採購管理的多重挑戰，有效簡化流程並提升決策效率。重要功能如下：
(ㄧ) 流程自動化
- 系統化處理採購申請與審核流程：將請購到審核的採購過程轉化為流暢的數位化工作流程，再也不需要繁瑣的手動往來或文件處理。
- 電子表單簽核管理：所有表單的審理和簽核皆以電子化方式完成，確保處理效率與可追溯性。
- 請購單一鍵轉採購單功能：一鍵完成請購單轉換為採購單的功能，大幅減少重複性操作並加快供應商溝通進程。
- 自動追蹤訂單進度：隨時隨地掌握訂單狀態，讓團隊資訊同步。
- 智能提醒功能：進一步優化用戶體驗，確保所有關鍵項目不被遺漏。包含設定待辦事項的自動提醒、進度延遲警示，以及保證金到期通知和驗收時間提醒，避免遭到罰款或營運中斷。
(二) 供應商管理
- 整合供應商資訊：將所有供應商的聯絡方式、合約和績效指標集中在同一個平台，方便管理和查詢。
- 供應商評估與分級：根據供應商的品質、價格、交期、配合度和多項風險指數進行綜合評估，將供應商分別為不同級別，例如S級是特優、A級是高度配合、B級是尚可但評估備案、C級逐漸淘汰、D級淘汰，協助企業選擇最可靠的合作夥伴，提升採購品質。
- 風險預警：可以透過供應商歷史數據和庫存狀況來進行模擬預測，提早知道供應鏈可能發生狀況的時間點和監控其影響，提早做好準備預先防範。
(三) 數據分析
- 整合式統計報表： 生成詳細的數據報表，全面展示企業的採購模式。
- 採購成本分析： 挖掘潛在的成本節約機會，協助企業降低開支。
- 採購品質分析： 確保供應商和產品符合企業的品質標準，確保維持高品質的供應鏈。
- 交貨時間分析： 優化物流和供應商的交貨效率，確保原物料按時交付。
(四) 智能庫存管理
優化庫存管理可以協助降低成本，避免缺貨或庫存過多，確保適量的物品在適當的時間內到位，避免不必要的支出浪費，例如過多的儲存成本或緊急採購。有效的庫存管理還能改善現金流，達到更準確的需求預測，使企業能夠提前準備，最終促進靈活且具成本效益的供應鏈。
- 自動分析與計算安全庫存量：智能計算最佳安全庫存標準，既能減少缺貨風險，又避免庫存過剩帶來的浪費。
- 缺貨風險預警通知：提前發出缺貨風險警告，讓企業能及時採取應對措施，避免供應鏈中斷。
- 採購量預測建議：根據歷史數據和趨勢，提供理想的採購數量建議，確保需求得到滿足。
協助預算控制：準確的預測功能能幫助企業在預算範圍內進行採購。
成功案例：智慧採購系統助力德義知名品牌競爭優勢 level up !
採購是每個行業營運的關鍵，它影響著組織如何獲取必要的資源和服務，來保持業務穩定成長。雖然採購的核心目標——提高效率、控制成本和確保合規——適用於所有產業，但每個行業面臨的挑戰卻各不相同。
拿製造業來說，生產線能否順利運行，往往取決於原物料的供應是否穩定。這就需要自動化的採購系統來避免任何延誤。而零售業的重點在於管理好供應商和庫存量，確保貨架上的商品能滿足顧客的需求，不能有絲毫差池。
而醫療產業，它需要遵守層層法規，所以採購系統不僅要高效，還得非常嚴謹，確保一切符合法規標準。公共部門則更加注重透明度和當責性，採購流程必須清晰透明，能夠經得起任何檢查。至於資訊技術服務領域，簡化的採購解決方案則是應對複雜的軟體授權和續約流程的關鍵。
我們來看看零售業和資訊科技業的兩個知名品牌，如何藉由導入採購系統優化營運效率，帶動更大商機。
(一) 從咖啡豆到咖啡杯：義大利咖啡品牌 illy 利用採購系統優化供應鍊管理
2017年開始導入數位化採購平台，illy將所有採購過程中的關係人集中至同一平台進行管理，涵蓋的採購內容包含認證、資格審查、採購、合約管理，到績效評估、風險管理等階段。illy 認為有四大要素是他們在導入採購系統時特別重視的：全方位的供應商管理與合規性、全球一致的採購方法、資訊與數據的透明性，以及經濟效益。採購過程的數位化使 illy 得以將資源分配給更高附加價值的企業活動。
(二) 德國系統供應商 Rittal 利用採購系統自動化生成 RFQ 和採購訂單，並整合全球供應商數據
面對供應鍊管理工具和系統分散的挑戰，Rittal 使用採購系統後不但將採購系統標準化，並改善了供應商評估機制，從而獲得了更好的採購條件和風險管理。再來，採購平台可以自動化 RFQ 和採購訂單，供應商透過單一平台提交報價，Rittal 還可以要求供應商提供額外訊息，例如原產地或 ISO 認證等等。該系統共整合 64 家子公司的供應商數據，確保數據的一致性並提高搜尋效率。統一的系統和簡化的流程不僅促進合作，也為 Rittal 提供競爭優勢。
雲端互動：客製化系統滿足企業獨特需求，讓採購既靈活又可靠
企業在尋求優化採購流程的過程中，時常面臨要選擇客製化的採購系統還是直接使用既有模組的兩難抉擇。雖然兩者各有優勢，但相較於市面上一般的採購模組，客製化的採購系統具有以下優勢：
- 專屬打造，滿足需求：客製化系統能精準滿足企業的產業需求。無論是供應商管理、採購流程、合約談判，還是訂單處理，能夠支援複雜的專案管理和供應商協作需求，配合企業原有的作業流程，達到最高效率
- 因應市場，靈活調整： 市場瞬息萬變，採購需求也會跟著改變。客製化系統能隨著企業成長而調整，確保系統始終符合企業現在的需求。
- 無縫整合，協同作業： 客製化系統能與現有的系統整合，解決部門間資訊落差的問題，讓採購、財務、倉儲等部門相互合作，提升工作效率，加速決策。
- 符合法規，安全可靠： 不同產業有不同的內部政策要求，客製化系統能確保您的採購流程符合相關規定，保障企業安全。
雲端互動擁有15年的客製化軟體開發經驗，從需求訪談、UX / UI 設計、軟體開發部署，到後期維運，提供一站式的專業服務，我們將深入了解您採購上的痛點，協助您利用採購系統順利數位轉型，有效節省成本，提升營運效率，為您的企業、合作供應商和終端客戶創造三贏局面。
關於雲端互動
身為雲端互動的幕後推手，我們不僅是軟體開發者，更是一群熱衷於知識分享、充滿創意的內容團隊。我們將複雜的技術概念轉化為實用的洞見，引領您洞悉產業趨勢。邀請您與我們一同探索科技世界的無限可能。
