一、數位轉型定義為何？數位轉型不只是將實體轉為線上！

許多企業可能會認為數位轉型，就是引進一套數位化系統，將原先的紙本作業轉化為線上作業，然而成效並不一定會如預期，因此覺得數位轉型無效，或者沒必要做數位轉型。

 

其實這是數位轉型很常見被誤解的一件事，並不是導入數位工具就等於數位轉型，那究竟何謂數位轉型（Digital Transformation）呢？

 

數位轉型的定義是指企業從商業模式、營運流程、顧客體驗、組織管理與文化等各個層面，都和「數位科技」結合，透過數位工具的輔助，能減少企業的人力、時間與金錢成本，並提升企業內部員工的工作效率、外部顧客服務體驗與滿意度，增加企業品牌的市場競爭力及顧客忠誠度。

 

尤其在 Covid-19 新冠病毒流行期間，大幅改變過往的工作與生活習慣，致使企業開始將工作流程與作業方式轉到線上系統，但這種未經詳細規劃改變，到最後可能只是企業開始「使用數位工具」，而非真正的數位轉型。

 

員工依照指示開始各種系統工具，但這些工具沒有統一性，不同工具間無法協作或資料互通，不能替員工減少不必要的工作流程，反而還會增加工作量。

 

美國知名商業雜誌《Forbes》（富比士）也專文條列出企業轉型失敗的原因，包含各部門沒有統一目標、組織內部不認可轉型方向、不適當的團隊管理、投入資源不夠、對員工缺乏培訓、員工對改變產生抗拒心態、管理層決策過程緩慢等。

 

所以，企業想要做到真正的數位轉型，必須詳細檢視目前公司的營運狀況及工作流程，統整規劃出一套「數位轉型企劃」，由管理層開始帶領基層員工一起執行，紀錄在執行過程中遇到的各項困難點與問題，調整數位轉型方針或數位化工具，讓數位系統工具為人服務，才能幫助企業減少工作流程、提升工作效率。

 

 

二、數位轉型重要性為何？企業數位轉型能帶來哪些優勢？

（一）企業為什麼要數位轉型？後疫情時代的數位轉型趨勢

Covid-19 新冠病毒從 2019 年底開始改變人們的生活與工作習慣，遠距工作推動了線上視訊會議與協作工具的發展，也改變大家的工作習慣，推動著人們必須習慣數位工具的使用。

 

在 Google 提供的《2021 台灣企業數位轉型關鍵報告》中提到「台灣多數企業皆已將數位轉型視為公司發展的重點項目，並有超過 3／4 企業會在疫情後投入更多資源推動數位轉型計畫」。

 

而到了 2022 年，由資策會與資誠（PwC）所提出的《2022 臺灣中小企業轉型現況調查報告》中，也顯示台灣有超過 9 成的中小企業已投入數位轉型，從 2021 年到 2022 年間，年度成長超過 20％，顯現出目前數位轉型已成為台灣企業的重要課題。

 

（二）4 大數位轉型優點，數位化工具提升工作效率

數位轉型是一個升級優化的過程，透過數位化的工具導入，提升員工對於數位工具的熟悉度以及數位轉型的認同，將原本繁瑣的步驟簡化，讓工作效率更高，也能藉由工具收集顧客數據，並加以分析，提供更優質的顧客服務，讓顧客滿意度提升，對於企業品牌形象具有加分效果。

 

1. 即時數據收集與分析，提升企業應變能力

企業可以透過數位化工具的幫助，獲得更即時的數據資料並進行分析，加速企業制定決策，並即時跟隨市場變化調整營運方針，讓企業更具有市場競爭力。舉例而言，企業可以透過銷售系統獲得即時更新的全通路銷售狀況，依照銷售狀況調整不同通路的配貨量，也能依照銷售狀況策劃行銷活動。

 

2. 減少重複性工作，避免人力與時間成本浪費

透過數位化系統整合，可以將企業中複雜的各項工作流程彙整，避免重複性的工作，减少人力與時間成本，同時也能透過系統直接指派與追蹤專案進度，提升工作效率。舉例而言，透過電子簽核系統，讓公文進度與流程直接在系統上呈現，每個流程的負責人也會收到系統通知有新的公文需要審核。

 

3. 制定工作流程，強化品質管理

過去企業使用紙本、電話、信件往來的內部溝通方式，經常會有忙中出錯或疏漏的時候，但在數位轉型後，在系統中形成一套完整且明確的工作流程，可以大幅度降低出錯機率，減少跨部門溝通的時間與困難，決策者也可以更簡單管理工作進程。

 

4. 提升顧客服務品質與滿意度

數位轉型後，對企業內部可以省下重複的行政工作流程，讓員工更專注在產品服務開發上，提升工作效率及產品服務品質。對外可以透過數位化系統，提供顧客智能的自助消費體驗，此外，也可以透過系統收集消費者的行為，進行行銷分析與優化，提供更符合消費者預期的產品及服務。

 

以上是數位轉型帶來的 4 大好處，許多企業都已經逐步跟上數位轉型的浪潮，雲端互動身為專業系統規劃服務商，提供企業數位轉型諮詢與規劃服務，理解企業需求制定數位轉型計畫，協助企業無痛轉型，也不用擔心數位轉型失敗。

 

 

 

三、3 階段發展數位轉型，5 步驟規劃數位轉型策略

不知道如何開始進行企業的數位轉型嗎？要怎麼規劃才能避免轉型失敗呢？以下將介紹數位轉型的 3 階段及 5 個關鍵步驟，從數位化工具的導入開始一步一步幫助企業了解自己所需的數位轉型方向並成功完成數位轉型。

 

（一）數位轉型的 3 個階段

1. 數位化（Digitization）

數位化是企業數位轉型的基礎，企業導入數位化工具輔助工作流程、提高工作效率，並將紙本資訊數位化後，透過系統線上儲存與管理，減少人力、時間等資源的消耗。舉個企業數位化例子，企業引進 ERP 系統就是一種數位化過程。

 

2. 數位優化（Digital Optimization）

引進數位化系統後，應培訓內部員工熟悉數位系統的使用，提升員工使用數位工具的比例，也須持續收集內部員工的使用回饋，來調整系統更符合企業需求。

 

3. 數位轉型（Digital Transformation）

最後，當企業導入數位化系統且內部員工皆以熟悉數位工具後，就能以客戶角度思考數位工具可以替企業帶來哪些優勢。除了內部的流程優化外，藉由流程優化是否能提升消費者的使用體驗、為企業品牌帶來效益與收入；此外，也可以持續推動企業內部的數位轉型，改變組織架構及文化，甚至創造新的商業模式。

 

 

（二）4 種常見的數位化轉型方向

1. 企業流程轉型

企業流程轉型涉及長久以來內部員工習慣的工作流程，透過自動化系統來簡化流程。例如，倉儲物流業過往必須由人力來負擔倉庫揀貨、出貨，結合機器人科技後，可以自動將貨物透過運送至對應的出貨點，還能使用無人機搭載條碼掃瞄功能，快速排點倉儲庫存，讓庫存管理更加精確。

 

2. 商業模式轉型

商業模式轉型是利用數位技術改變傳統產業的銷售模式，可以擴大通路，帶來新市場與業績成長。舉例而言，過往影視作品只能在電視中看到，如果想重溫經典劇作只能購買或租借 DVD 錄影帶，但現在透過數位轉型將影視作品放到網路中，並透過訂閱制吸引大量影迷消費者，從傳統 DVD 出租轉型為線上影音平台。

 

3. 產品轉型

產品轉型是一種具備極大潛力的數位轉型方式，代表企業透過數位技術，投入並發展另一項數位產品或服務。例如線上零售龍頭 Amazon 就是一個很好的例子，Amazon 在零售業外的領域開闢了 AWS 雲端運算服務，提供雲端平台及運算程式的租用，拓展集團跨足的產業領域。

 

4. 組織與文化轉型

組織與文化轉型是數位轉型中最為抽象的一個方向，也是最關鍵的一個方向，因為企業若無法做到組織轉型與文化轉型，就不能說自己徹底達成數位轉型的目標。畢竟企業希望達成數位轉型需要公司全體從上到下的支持與努力，因此員工對於企業的向心力很重要，營造一個管理層與基層員工能互相溝通、尊重意見的良好文化氛圍，並且打造跨部門合作的良好互動，讓員工能同心協力工作，並願意發自內心認同公司的各項決策，不認同時也能勇於提出想法與建議，才是一個優秀的組織與文化轉型。

 

（三）數位轉型的 5 大步驟

STEP 1. 確立數位轉型的目標

企業在進行任何制度及工具改變之前，第一步驟應該在各個部門達成共識，確定希望達到的目標與成效，才能讓企業數位轉型時有具體方向，不會在數位化浪潮中迷失方向。

 

STEP 2. 了解需求並制定數位轉型計畫

確立數位轉型的目標與方向後，可以開始整理目前企業內部狀況、觀察競業的數位轉型方式以及市場趨勢，並規劃詳細的數位轉型時程。數位轉型是一段長時間的改革過程，須留意規劃時程不可操之過急。

 

STEP 3. 資源、工作流程與系統整合，與科技工具導入

數位化計畫規劃完畢後，可以依照目前企業的業務需求，安排系統轉型的優先順序，以提升業績為目的導向的企業，建議從業務與銷售兩個方面開始轉型，可以幫助更有效管理商品庫存、銷售狀況，並能顧客資料進行連結，從現有或潛在顧客管理到顧客消費紀錄都能一次掌握，有志助於透過這些數據分析顧客喜好，調整商品與行銷方式，達到提升業績的目的。

 

STEP 4. 內部員工認同與企業文化的改變

企業有的新的數位化工具與改革方向後，也需要內部員工共同支持並執行，才能真正將數位文化與工具的應用向下帶入到企業內，同時也會自然而然地改變組織文化，數位轉型是需要企業內部從管理層到基層員工共同一起執行的。

 

STEP 5. 使用數據收集、回饋分析，持續優化並不斷更新

最後，在數位轉型的過程中，別忘了收集員工使用體驗、心得與數據資料，可以幫助企業了解目前的數位轉型有哪些不足的地方，藉此來調整數位轉型方針，並持續深化與推動企業數位轉型。

 

 

 

四、3 個不同產業的成功數位轉型案例分享

（一）醫療產業數位化｜健康管理系統，健檢資訊不漏接

因健康檢查通常在現場會需要長時間等候及排隊，造成民眾耐心降低，加上 2019 年遇上新冠肺炎疫情，使得民眾在醫院久候的意願降低，因此健檢中心希望能製作健康管理系統，讓民眾可以在線上自助預約健康檢查，讓民眾健康檢查的時段錯開，避免在現場等待過久。此外也能直接在系統中查收健檢報告，不需再花費時間跑一趟健檢中心。

 

雲端互動透過貼心與專業的介面流程使用設計，收集問券調查使用者習慣與行為分析，打造智慧健檢流程系統，有效幫民眾節省 20％ 看診時間，也避免健康中心大排長龍。

 

（二）石化產業數位化｜全球商務系統，整合報價、採購、銷售體系

傳統石化產業過往多以電話、信件等方式與顧客溝通，不僅顧客無法清楚得知採購進度，企業內部也難以管理分散的各項資料與訂單，因此決定建置全球商務系統，串連內部人員及外部客戶，打造集結報價、訂購、銷售管理、物流管理於一身的電子商務系統。

 

在整合系統中，企業方可以清楚得知商品銷售數據與各項訂單狀況，而客戶則可以了解訂單處理進度與追蹤物流動態，打造企業與客戶雙贏的商業平台。

 

（三）航運產業數位化｜電子船務系統，資料數位化儲存與管理

傳統航運公司具有大量的客戶報價表、訂單、託運合約等各項文件四散在線上和線下，未經系統化分類管理，導致資料長期累積，查找不易，也因為船隻在海上沒有網路沒有辦法即時更新，導致管理階層無法透過數據了解實際的經營狀況，影響決策的效率。

 

雲端互動打造的電子化船務系統幫客戶提供即時更新的資料，解決船隻在海上沒有網路無法即時獲得新資訊的挑戰。讓企業能夠集中管理、即時更新公司人員和船隻相關資訊。

 

此外，也將企業內部門的多達160張表單電子化，整合在單一網路應用程式中，並簡化簽核流程、使文件查找更有效率等。同時，建立視覺化數據表，提供數據即時更新，讓管理層可以在一個畫面就掌控公司所有船隻的營運狀況。

 

 

五、專業的企業數位轉型顧問就找雲端互動

雲端互動提供企業數位轉型諮詢、規劃與工具開發的一條龍服務，由經驗豐富的專業團隊，從理解企業需求開始，幫助您規劃數位轉型的進程，還能協助企業設計客製的數位化系統工具，替企業量身打造最適合的數位化工具，避免企業花費大量金錢購買功能重複或不適用的套裝軟體。

 

雲端互動的專業設計團隊具備豐富的客戶服務與國內外專案經驗，不只滿足企業需求，也重視內部員工的使用體驗，提供完善數位系統教育訓練及售後客服，讓企業不僅僅做到數位化或數位工具導入，而是能讓員工一起理解並認同企業的數位轉型方針，一步一步做到真正的數位轉型。

 

▶ 雲端互動的優勢

雲端互動從系統規劃到維護更新的一條龍服務，能依據企業需求提供最佳的數位轉型方案，雲端互動具備以下幾點優勢：

 

• 以「人本設計」為核心理念，重視使用者操作的互動體驗。

• 透過問券調查、使用者行為研究等各種方式，深入了解企業目前的問題及需求，洞悉市場及產業動態，替企業量身打造解決方案。

• 與企業內外部保持密切溝通及良好合作關係，在競爭激烈的環境中，能為客戶提供即時系統更新建議，維持系統穩定與安全性。

• 提供二次、三次開發服務，可以依照企業組織的改變來調整系統軟體，讓數位化工具永遠保持在最適合企業工作流程的狀態。

• 彈性開發方式滿足客戶需求、偏好及專案屬性，提供可隨專案進度調整產品開發路線的「敏捷開發方式」或注重產品細節規劃及開發流程的「瀑布式開發方法」來進行專案。