總覽
現代企業面對日益複雜的市場競爭與多樣化需求，高效的表單管理成為決勝關鍵。台灣起家的家居代理商致力於提供高品質傢俱和設備給顧客。本案例中，透過客製化報價單與合約管理系統，該企業成功解決了商品管理、表單審核、合約處理與內部協作等問題，顯著提升了營運效率與決策精準度。
客戶簡介
總部設立於台灣的國內知名高端傢俱代理商，專注於進口多個歐洲頂級品牌，包括德國廚具、義大利傢俱與廚具、奢華衛浴設備及高階音響與健身器材。他們在全台五大城市設有據點，並拓展市場至中國的上海與杭州，以提供全方位的奢華生活體驗為核心目標。
客戶挑戰
客戶面臨的挑戰主要在於產品種類繁多，包括多個品牌、品項以及套裝方案，急需將數據進行統整分類。加上報價單、合約、商借單等表單皆採用手動填寫，不僅耗時，還容易出錯。一旦有修改或錯誤，就必須重新處理，導致效率低下且增加負擔。並且，由於內部的簽核流程複雜，需要多層審核，拖慢進度，不僅影響客戶的體驗，也延遲成交時效。因此，企業迫切需要一個能夠簡化流程、提升營運效率的解決方案。以下是企業在導入管理系統前所面臨的主要挑戰：
挑戰 1: 文件版本控制混亂，缺乏集中管理
企業經常面臨文件存放分散、難以查找的問題。該客戶的員工常花費大量時間，在電腦資料夾、郵件附件中搜尋最新版本的合約或報價單。文件存放分散、命名不一致，導致內部人員經常調閱錯誤版本，甚至發送過時合約給客戶，帶來潛在的法律與財務風險。
挑戰 2: 手動填寫文件易出錯，影響作業效率
原先該企業依賴Excel或紙本文件來處理報價單、合約與商借單，這不僅耗時，也極易發生錯誤。例如，業務人員需手動輸入產品名稱、價格與折扣資訊，當出現錯誤時，往往需重新製作文件，不僅增加行政負擔，也拖慢整體業務流程。
挑戰 3: 內部簽核流程繁瑣，影響成交時效
企業在處理合約與表單時，通常需要多層級審核，而現有的手動流程難以追蹤進度，容易出現延遲。缺乏自動化簽核機制，使得每一步驟都需要依賴電子郵件或紙本文件來確認，導致跨部門溝通效率低下。例如，當業務部門提出報價後，需等待財務與法務部門逐一確認，但由於沒有自動通知與審核機制，經常需要人工催辦，影響作業時效。
挑戰 4: 格式不統一，數據難以統整與分析
由於不同部門可能採用各自的文件格式，缺乏統一的標準，企業難以進行數據彙整與分析。例如，報價單可能以不同的模板呈現，導致財務部門在統計銷售數據時，需要額外花費時間整理，增加了內部作業成本。此外，若企業希望透過歷史數據來分析成交率、客戶喜好或價格變動趨勢，缺乏系統化的數據管理將使這些分析變得困難。
挑戰 5: 文件存取與安全性不足
傳統的文件管理方式難以確保存取權限的控管，存在資料遺失或未經授權存取的風險。例如，某些重要合約可能僅存放於特定員工的電腦或電子郵件中，當該員工離職或設備發生故障時，企業可能無法迅速取得文件。
專案挑戰
表單種類繁多，需客製化個別需求
該表單系統包含報價單、合約、商借單、請款單等將近12種不同類型，以報價單來說，針對基本資料、商品清單、收付款方式等都必須規劃詳細的個別內容，而每筆報價單又要再針對不同的使用者、商品類別和簽核狀況做功能設定。複雜的流程促使我們在進行需求訪談時，要深入去了解不同表單的實際功能和流程，確保效益最大化。
複雜的後台管理者設定
平台的使用者主要區分為一般員工、高層管理員和系統管理員，但整個主檔管理又再分為簽核流程管理、使用者管理和角色權限管理。不同的管理類別當中，需要針對不同的使用者設立管理權限，以簽核流程來說，如果要經過三個不同層級的工作人員簽核，就必須在系統當中進行設定。複雜的後台管理權限也增加開發的困難度。
解決方案：客製化報價單｜合約管理系統
商品資料系統化：快速分類與查找
我們協助開發了一套完整的商品管理功能，將所有商品依品牌、系列、屬性進行建檔。這讓業務人員在製作報價單時能快速找到所需商品，並立即提供相關的折扣資訊，極大提升了作業效率。
表單管理自動化：隨時追蹤進度，強化審核流程
透過數位化表單管理系統，企業將報價單、合約、商借單等表單的處理流程全面自動化。每張表單的簽核狀態、修改紀錄、審批進度都可以即時查閱，相關人員不再需來回詢問或催促，隨時掌握最新進展。
混合式專案管理架構：靈活又高效
此次專案採用混合式專案管理方法，前期用瀑布式管理明確定義需求與規格，後期轉用敏捷式開發模式，每兩週完成一項子功能。在專案進行過程中，定期召開進度檢討會議，確保項目按時完成並靈活應對潛在風險。
線上條文管理功能：合約與報價單調整更便利
針對合約、報價單等經常修改的文件，我們開發了條文管理功能，集中化管理所有範本。使用者可以直接在線上新增、修改或刪除內容，減少了繁瑣的文檔處理步驟，降低了人為疏失的可能性。
合約管理系統：輕鬆管理簽核與收款紀錄
所有合約資訊，包括合約紀錄、收款紀錄、簽核狀態與版本控制，都能在系統內一目了然。該客戶能夠即時追蹤合約執行情況，確保應收款項按時入帳，並可以快速調閱歷史合約，大幅減少因資料遺失或錯誤導致的法律與財務風險。
